NotionでシンプルなCRM（顧客管理）を作る手順
CRM（顧客管理）とは、「誰と話していて、それぞれの案件がどの段階にあるか」を整理して把握する仕組みのことです。フリーランスや小さなチームなら、高価なソフトは要りません。Notionで十分うまくでき、しかも自分で約30分で作れます。手順を紹介します。
作るもの
つながった3つのデータベースです。
- 会社 — 取引先の企業。
- 担当者 — その会社にいる人。
- 案件 — 実際の商談。パイプラインを進んでいきます。
さらに、どんなCRMにも欠かせない数値をひとつ：有効なパイプラインの合計金額を自動計算します。
ステップ1：会社
新しいデータベース（フルページのテーブル）を作り、会社という名前にします。次のプロパティを追加します。
- 名前（タイトル・最初からあります）
- Webサイト（URL）
- 業種（セレクト）
- ステータス（セレクト：見込み、取引中、過去）
あとで紐づけられるよう、サンプルの行をいくつか入れておきます。
ステップ2：担当者
新しいデータベース 担当者：
- 名前（タイトル）
- メール（メール）
- 役職（テキスト）
- 会社（リレーション → 会社、両側に表示）
重要なのは会社リレーションです。これで各担当者が会社を指し、各会社にその人たちが表示されます。リレーションが初めてなら、リレーションとロールアップの解説で仕組みを確認してください。
ステップ3：案件——パイプライン
新しいデータベース 案件。ここがCRMの心臓部です。
- 案件名（タイトル。例「Webサイト刷新 — Acme社」）
- 会社（リレーション → 会社、両側）
- ステージ（ステータスプロパティを使用：リード、接触済み、提案中、受注、失注）
- 金額（数値、通貨形式）
- 完了予定日（日付）
ステータスプロパティは特別で、ステージを「未着手／進行中／完了」にグループ分けしてくれます。おかげで、次のボードビューが本物の営業パイプラインらしく見えます。
ステップ4：パイプラインをボードで見る
案件データベースにボードビューを追加し、ステージでグループ化します。案件が進むにつれて列から列へドラッグします。多くの人が「CRM」と聞いて思い浮かべるのが、この1つのビューです。
ステップ5：パイプライン合計金額（自動の数値）
いよいよ気持ちいいところ。各会社に、その案件の合計金額を表示し、さらに全体の合計も出します。
会社データベースで、
- ロールアッププロパティを追加し、パイプライン金額と名づけます。
- リレーション：案件 ／ プロパティ：金額 ／ 計算：合計。
これで各会社に案件金額の合計が表示されます。全体のパイプラインをひと目で見るには、案件データベースをテーブル表示で開き、金額列の下の集計を合計に設定します（列の下の余白をクリック → 計算 → 合計）。このビューを受注・失注を除くように絞り込めば、有効なパイプラインだけを表示できます。
ステップ6：ホームのダッシュボード（任意）
CRMというページを作ります。/リンクドビュー を使って次を埋め込みます。
- 案件のボード（パイプライン）
- 今月の完了予定日で絞った案件テーブル
- 会社のテーブル
リンクドビューは同じデータベースを参照するので、すべて同期されたままです。
完成
これで立派なCRMです。担当者が会社に紐づき、案件がステージを進み、パイプライン金額が自動で合算される。あとから活動ログデータベース（案件に紐づく電話やメール）や、次のアクション日付＋リマインダーを足して拡張できます。
同じ考え方を、営業ではなくコンテンツやスポンサー案件に応用したい？ 部品——リレーション＋ロールアップ——はまったく同じで、ラベルが変わるだけです。もし関数やロールアップの手順が不安なら、Notionの関数の使い方に10分費やせば腑に落ちます。