Notionのデータベーステンプレートで定型作業を自動化する
会議の議事録、日報、プロジェクトの立ち上げ——毎回同じ見出しや項目を手で作っていませんか。Notionのデータベーステンプレートを使えば、決まった構成のページをワンクリックで呼び出せます。一度作れば、あとは繰り返し使うだけ。設定は5分です。
データベーステンプレートとは
データベースに新しい行（ページ）を追加するとき、あらかじめ中身を用意しておける雛形のことです。たとえば議事録テンプレートに「日時・参加者・議題・決定事項・ToDo」を入れておけば、新規作成した瞬間にその枠が入った状態で始められます。
作り方
- 対象のデータベースを開きます（議事録、日報など）。
- 右上の 「新規」ボタンの横の▼（下矢印）をクリック。
- 「＋ 新規テンプレート」 を選びます。
- テンプレートに名前を付け（例：
議事録テンプレート）、中身を作り込みます。
- プロパティの初期値（例：
種類= 会議）を設定。 - ページ本文に見出しや箇条書き、ToDoリストなどを配置。
- 左上の 「← 戻る」 で保存します。
これで、新規作成メニューにそのテンプレートが並びます。
使い方
「新規」ボタンの▼を押すと、作ったテンプレートが選べます。クリックすれば、用意した構成のページが即座にできあがります。毎回ゼロから作る必要はありません。
よくある活用例
- 議事録： 日時・参加者・議題・決定事項・次のアクション。
- 日報／週報： 今日やったこと・気づき・明日の予定。
- 記事の下書き： タイトル案・狙う読者・アウトライン・参考リンク。
- プロジェクト立ち上げ： 目的・関係者・マイルストーン・リスク。
見出しを毎回そろえておくと、あとで検索・比較しやすくなるのも大きな利点です。
デフォルトのテンプレートを決める
よく使うテンプレートはデフォルトに設定できます。テンプレート一覧の各項目の「…」から、「デフォルトに設定」を選ぶと、新規作成時に自動でそのテンプレートが適用されます（すべてのビュー、または特定のビューだけ、を選べます）。日報のように毎回同じものを使う場合に便利です。
ボタンでさらに自動化
もう一歩進めたいなら、Notionのボタン機能で「クリックしたら、このテンプレートで新規ページを作成」という動作を1タップにまとめられます。ダッシュボードに「日報を書く」ボタンを置いておく、といった使い方ができます。
テンプレートは、繰り返し作業を減らす最短の一手です。まずは自分が毎週作っているページを1つ、テンプレート化してみましょう。データベースそのものの整え方は、フィルタと並べ替えの使い方やステータスとセレクトの違いも合わせて読むと理解が深まります。