AIでスプレッドシートの汚いデータを整える方法
「東京都」「東京」「Tokyo」——同じはずのデータが表記ゆれでバラバラ。手作業で直すのは苦痛ですが、AIに渡せば数分で整います。ここでは、実際に使えるやり方を、失敗しにくい手順で紹介します。
AIにそのまま貼るのが速い理由
表記ゆれの統一、余分な空白の除去、日付形式の統一といった作業は、パターンを認識して一括で直すのがAIの得意分野です。関数を1つずつ書くより、データをコピーしてAIに指示するほうが速いことがよくあります。
基本の手順
1. データをコピーしてAIに貼る
スプレッドシートの該当範囲をコピーし、チャットに貼り付けます。タブ区切り（TSV）のまま貼れば、AIは表として認識します。
2. 何をしてほしいかを具体的に伝える
「きれいにして」だけでは結果がぶれます。直したい点を列挙しましょう。
以下は顧客リストです。次のとおり整えてください：
1. 「都道府県」列の表記を統一する（例: 東京, Tokyo, とうきょう → 東京都）
2. 「電話番号」列のハイフンの有無を統一する（すべて 000-0000-0000 形式に）
3. 前後の余分な空白をすべて削除する
4. 結果は元と同じ列順のタブ区切りテキストで出力する
データ：
[ここに貼り付け]3. 結果をスプレッドシートに貼り戻す
AIが出力したタブ区切りテキストをコピーし、スプレッドシートに貼り付けます。貼り付け前に、元データを別シートに残しておくと安心です（次項）。
失敗しないための3つのルール
ルール1：必ず元データを残す
上書きする前に、元のシートを複製するか、別タブにバックアップを取ってください。AIの出力を直接、元データの上に貼るのは避けます。
ルール2：件数を確認する
整形前後で行数が一致しているかを必ず確認します。AIが行を統合したり、省略したりすることがあります。件数が合わなければ、そのまま使わず再確認します。
ルール3：サンプルを目視でチェックする
全件を信用せず、ランダムに10〜20行を元データと見比べます。特に、意図しない変換（「渋谷区」が「東京都」に上書きされる、など）がないかを確認しましょう。
よくある用途別プロンプト
日付形式をそろえる
「日付」列の値を、すべて YYYY-MM-DD 形式に統一してください。
「2026年7月1日」「7/1/26」「01-Jul-2026」のような表記が混在しています。
元の意味（年月日）を変えず、形式だけそろえてください。会社名の表記ゆれを統一する
「会社名」列の表記ゆれを統一してください。
（株）/株式会社/(株) はすべて「株式会社」に、
全角/半角スペースの違いは無視して同一企業とみなしてください。
統一後の名称と、元の表記が何パターンあったかも教えてください。カテゴリを分類する
「商品名」列を見て、次のカテゴリのいずれかに分類し、
新しい列「カテゴリ」として追加してください：
食品／日用品／衣料品／その他AIに向かない作業
数式で機械的に直せるものは、AIより関数のほうが速く確実です。
- 単純な表記統一（大文字→小文字など）→
LOWER()/UPPER() - 重複行の検出 → COUNTIF
- 前後の空白除去だけ →
TRIM()
AIが真価を発揮するのは、ルールが単純な関数では書きにくい「表記ゆれの判断」や「分類」が必要なときです。
仕上げの確認を忘れずに
AIは自信満々に間違えることがあります。特に、金額・日付・顧客名など、間違いが業務に響くデータは、整形後に必ず元データと突き合わせて検証してください。この検証の考え方は、AIで長い文章を要約するコツで解説した「鵜呑みにしない」原則と同じです。少しの手間で、AIの速さと人の正確さの両方を手に入れられます。